På denne siden
Bedriften fører bare timer som skal til kunden. Reise, møter og intern oppfølging blir borte fra oversikten fordi de ikke skal faktureres på samme måte. Fakturerbar tid og faktisk arbeidstid er forskjellige grunnlag. En god registreringsflyt må kunne støtte flere formål uten å gi samme kode automatisk økonomisk eller rettslig betydning.
Avklar formålene før feltene
Arbeidstilsynet om registrering av arbeidstid beskriver kravene til arbeidstidsregistrering. Relevant omfang og eventuelle unntak må vurderes konkret med riktig kompetanse. En planlagt kalenderuke alene er ikke den samme opplysningen som faktisk utført arbeidstid.
| Formål | Hva som må vurderes |
|---|---|
| Arbeidstidsoversikt | Riktig faktisk grunnlag etter gjeldende krav |
| Lønn | Relevant avtale, regelverk og oppgjørsgrunnlag |
| Prosjektøkonomi | Forståelig kobling til arbeid og ressursbruk |
| Kundeoppgjør | Hva følger av faktisk bestilling og avtale? |
Skill hendelse fra senere vurdering
I et konstruert scenario bruker en medarbeider tid på et nødvendig kundespørsmål. Tiden er en faktisk hendelse som må håndteres riktig, selv om den ikke blir en separat fakturalinje. Den skal ikke slettes for å få kundebeløpet til å passe. Lønns- og arbeidsrettslige spørsmål må samtidig vurderes separat med relevant kompetanse.
Timer til lønn og faktura og timekoder beskriver arbeidsflyten. Planlagt og faktisk tid gir sammenligningen.
Gjør informasjonsbruken kjent
Avklar hvilke opplysninger som trengs, hvem som har tilgang og hvordan de brukes, med relevant personvern- og arbeidsrettskompetanse. Ikke gjenbruk data fra andre kontrollformål uten en korrekt vurdering av grunnlaget.
Aiaks lønnstjenester kan være aktuelle for oppgjørsdelen. Test noen faktiske registreringer gjennom hvert formål. Den samme hendelsen skal kunne forstås konsistent, samtidig som riktig vurdering kan gi ulik videre behandling for arbeidstidsoversikt, lønn, prosjektøkonomi og kundens faktura.
Gi hvert videre formål en navngitt intern eier og en kjent avklaringsvei. Da kan medarbeideren registrere korrekt hendelse uten selv å måtte avgjøre alle lønns-, prosjekt- og avtalespørsmål, samtidig som den som bruker grunnlaget vet hvilken vurdering som faktisk er gjort.