På denne siden
To personer skal gjøre en jobb som tidligere tok én person en dag. Kalkylen deler varigheten på to og beholder samme totale timebruk. Men noen oppgaver kan gå parallelt, andre krever venting eller samordning. Bemanning, persontimer og kalendervarighet er tre forskjellige størrelser. De må vurderes før laget får en pris og en ferdigdato.
Del opp arbeidsforløpet
Beskriv relevante operasjoner, rekkefølge og hvilke ressurser som trengs samtidig. Faglig kompetanse, forsvarlig gjennomføring og eventuelle krav skal styre oppgavefordelingen. Ikke bruk prispress som grunn til å anta at en oppgave kan gjøres med færre personer enn den faktisk krever.
| Del av kalkylen | Kontrollspørsmål |
|---|---|
| Bemanning | Hvem må delta, og med hvilken kompetanse? |
| Varighet | Hvor lenge binder arbeidsdelen kalenderen? |
| Persontimer | Hvor mye samlet arbeidstid brukes? |
| Samordning | Hvilken planlegging og koordinering kreves? |
| Andre ressurser | Er nødvendig utstyr og tilgang samtidig tilgjengelig? |
Kontroller regnestykket med et scenario
I et konstruert eksempel arbeider to personer sammen i fire timer og én person avslutter dokumentasjonen i én time. Samlet tidsforbruk er ni persontimer, selv om den utførende hovedøkten var fire timer. Reise og andre oppgaver må behandles etter den definerte modellen. Dette er en regneøvelse, ikke en produktivitetsnorm for et fag.
Personkostnad og fakturerbare timer må passe samme arbeidsmodell. Flere personer med forskjellige roller trenger ikke samme interne sats.
Se om kapasiteten faktisk blir bedre
Et større lag kan gi kortere varighet på stedet og samtidig binde flere knappe ressurser. Kapasitet og pris gjør denne forskjellen synlig. Vurder også om flere samtidige oppdrag faktisk kan gjennomføres med den nye bemanningen.
Aiak kan bidra i økonomidelen. Behold faktisk bemanning og tidsbruk i etterkalkylen, ikke bare en samlet arbeidssum. Da kan neste prosjekt bruke erfaring om riktig lagoppbygging framfor en antakelse om at dobbelt antall personer alltid betyr halv tid og uendret kostnad.
Noter også når en ressurs bare trengs i deler av besøket. Det kan gi en annen plan enn full bemanning hele dagen. Samordningen må likevel være realistisk, slik at en teoretisk timebesparelse ikke skaper venting eller nye turer.