Bruk etterkalkylen til bedre priser: forklar avviket før satsen endres

Et oppdrag brukte flere timer enn beregnet, så bedriften øker timesatsen i neste tilbud. Det kan være relevant, men tiltaket treffer ikke nødvendigvis årsaken. Kanskje kunden bestilte mer, materialet var feil eller tilgangen avvek fra planen. Etterkalkylen skal forklare forskjellen mellom plan og faktisk leveranse, før prisgrunnlaget endres.

Behold den opprinnelige sammenligningen

Lagre gjeldende tilbudskalkyle med kjent versjon og forutsetninger. Samle faktisk tidsbruk, relevante kjøp, retur og eksterne leveranser. Del dokumenterte endringer fra det opprinnelige arbeidet. En kalkyle som løpende skrives om til fasiten, kan ikke fortelle hva bedriften visste da prisen ble satt.

Velg et tiltak som passer årsaken

I et konstruert prosjekt oppstår tre ekstra turer fordi deler mangler ved oppstart. En generell prisøkning kan skjule kostnaden, men en bedre bestillingskontroll kan påvirke selve arbeidsflyten. Hvis variasjonen derimot er et forventet og nødvendig trekk ved leveransen, må modellen vurderes med det som faktisk ressursbehov.

Materialer og frakt og reise og pris gir konkrete spor. Tilbudskalkylens kontrollrunde er stedet der forbedringen skal merkes.

Sammenlign flere relevante oppdrag

Ett unntak gir ikke automatisk en ny standard. Se etter mønster i sammenlignbare leveranser, og behold forskjeller i fag, tilgang og omfang. Aiak kan bidra med regnskapsdelen.

Avslutt gjennomgangen med ansvarlig, tiltak og en kjent senere kontroll. Det kan være nytt mengdegrunnlag, en annen overlevering eller justert prisforutsetning. Da blir etterkalkylen en kilde til bedre beslutninger, framfor en historisk rapport som bare bekrefter at noen oppdrag ble dyrere enn forventet.

Gi åpne avvik en kjent status hvis dokumentasjonen ikke er komplett. En forventet retur eller uavklart timepost skal ikke bare behandles som ferdig fasit. Oppdater vurderingen når grunnlaget er avklart, og behold hvorfor sammenligningen eventuelt ble endret.