På denne siden
Et materiale ser rimelig ut i leverandørlisten, men må bestilles separat og hentes på en annen lokasjon. I kalkylen står bare stykkprisen. Materialdelen trenger et faktisk leveransegrunnlag, særlig når kjøp, frakt og montørtid håndteres av forskjellige personer. En rabattprosent alene forklarer ikke kostnaden.
Følg varen fram til bruk
Kontroller produkt, mengde, enhet, kjent kjøpspris og relevant leveringskostnad. Skill det som er avklart i et konkret tilbud, fra generelle listepriser eller historiske kjøp. Dersom håndtering ligger i en annen sats, skal den ikke også legges inn som en ny full kostnad uten forklaring.
| Del av grunnlaget | Hva du kontrollerer |
|---|---|
| Produkt og enhet | Riktig variant, pakning og mengde |
| Kjøpsvilkår | Faktisk pris og hvilke betingelser som gjelder |
| Levering | Frakt, mottak og eventuelt nødvendig henting |
| Bruk | Forbruk og relevante avvik på oppdraget |
| Retur | Hva som faktisk blir godskrevet senere |
Sammenlign alternativer med hele ressursbehovet
I et konstruert scenario koster en vare 2 000 kroner hos én leverandør og 1 900 hos en annen. Den siste krever separat henting. En lavere varepris er da ikke tilstrekkelig grunnlag for å velge. Vurder faktisk tidsbruk og øvrige kostnader på samme grunnlag, uten å bruke eksemplet som en generell anbefaling om leverandørvalg.
Materialvalg i tilbudet bør være avklart før kjøpet. Påslag og margin forklarer hvorfor en prosent ikke reparerer manglende kostnadsposter.
Behold avviket i etterkalkylen
Dersom varen blir feil, brukt et annet sted eller returnert, må oppdragets kostnadsbilde kunne følges. En forventet kreditnota er ikke det samme som en mottatt korrigering. Svinn og mengdeavvik gir et eget spor.
Aiak kan være relevant for økonomidelen. Bruk erfaringen til å forbedre mengdeberegning og bestilling. Kontroller samtidig at et innkjøpsproblem ikke feilaktig blir forklart som et behov for høyere påslag på alle materialer, når den egentlige årsaken er manglende planlegging eller feil produktvalg.
Behold dato og referanse til vesentlige leverandørpriser. Da kan en senere kontroll skille en reell prisendring fra feil pakningsenhet eller feil produkt, i stedet for å behandle alle innkjøpsavvik som generell kostnadsvekst.
For selve arbeidsflyten gir innkjøp fra behov til oppgjør en videre oversikt. Leverandørfakturakontroll beskriver kontrollpunktet før videre økonomisk behandling.