Ansvarsmatrise i håndverksprosjektet: hvem gjør neste handling?

Kunden tror prosjektleder følger en materialavklaring. Prosjektleder tror innkjøp gjør det, og innkjøp venter på kunden. Alle er involvert, men ingen har neste handling. En enkel ansvarsmatrise viser hvem som skal gjøre hva, og hvor saken går når riktig beslutning mangler. Den trenger ikke bli et omfattende organisasjonskart.

Velg oppgavene som går mellom personer

Begynn med bestilling, kundens valg, innkjøp, tidsgrunnlag, endringer og avslutning. For hvert område skiller du den som utfører oppgaven, den som kontrollerer nødvendig grunnlag og den som kan ta beslutningen. Samme person kan ha flere roller, men rollene bør fortsatt være forståelige.

Dette er en driftsrutine. Formelt fagansvar, fullmakter og lovpålagte roller må avklares separat med relevant kompetanse; en intern tabell kan ikke tildele myndighet virksomheten ikke faktisk har.

Test matrisen med et avvik

I et konstruert scenario mangler et produktvalg dagen før bestilling. Matrisen skal vise hvem som kontakter kunden, hvem som vurderer virkning for fremdriften og hvem som kan bekrefte et nytt opplegg. Hvis bare en gruppe står oppført, trenger den en kjent mottaker for neste handling.

Kundebeslutninger og endringslogg bør bruke de samme rollene. Prosjektkortet kan gi inngangen.

Avklar også grensen mot regnskap

Driften må levere forståelig grunnlag, selv om økonomiarbeid utføres av andre. Aiak kan bidra til økonomidelen innen avklart oppdrag. Avtal frister, kontroll og håndtering av mangler.

Oppdater matrisen når en rolle skifter person eller når bedriften endrer arbeidsform. Et dokument som fortsatt peker til en tidligere prosjektleder, gjør ikke ansvaret tydelig. Kontroller heller noen få viktige overganger i praksis enn å legge til mange generelle roller som ingen bruker når en konkret sak stopper.