På denne siden
Leverandørfakturaen har ikke kommet, så kjøpet finnes ikke i prosjektlederens oversikt. Men bestillingen er sendt og ressursbehovet er allerede bundet. Forpliktede kjøp trenger et eget operativt spor, samtidig som regnskapsmessig behandling må vurderes korrekt. Oversikten skal gjøre prosjektets forventning mer fullstendig, uten å lage parallelle regnskapstall.
Gi bestillingen kjent identitet og status
Registrer prosjekt, leverandør, relevant bestillingsreferanse, omfang og kjent prisgrunnlag. Behold hvilke poster som fortsatt er anslag eller trenger avklaring. Vis deretter mottak og faktura med samme forbindelse. Ikke bruk status «bestilt» som både mulig kjøp og faktisk sendt bestilling.
| Hendelse | Kontroll i oversikten |
|---|---|
| Bestilling | Hva er faktisk avtalt eller sendt? |
| Levering | Hva er mottatt og hva mangler? |
| Faktura | Hvilket grunnlag dekker dokumentet? |
| Endring | Er tidligere bestilling faktisk stoppet eller justert? |
| Retur | Er vare og økonomisk korrigering fulgt opp? |
Unngå dobbeltelling i prognosen
I et konstruert prosjekt ligger en bestilling på 40 000 kroner i en operativ oversikt. Når en faktura for samme leveranse registreres, må relevant grunnlag oppdateres slik at ikke begge beløp legges fullt til prognosen. Delvis levering eller fakturering krever mer presis avklaring enn å lukke hele posten automatisk.
Kostnadsprognosen trenger disse definisjonene. Endringens pris og tid viser en vanlig kilde til avvik.
Følg det som ikke lenger skal brukes
En endret plan eller vare betyr ikke at leverandøren automatisk har godkjent kansellering eller retur. Avtalevirkning og økonomisk behandling må vurderes konkret med relevante parter. Behold status til det faktiske oppgjøret er avklart.
Aiak kan bidra i økonomidelen. Økonomisk lukking trenger en gjennomgang av de samme postene. Bruk erfaringen til å finne hvor bestillinger mister prosjektkoblingen, slik at neste prosjekt ikke ser billig ut bare fordi vesentlige kjøp ennå ikke har blitt til mottatte fakturaer.
Avklar hvem som mottar beskjed om endret eller kansellert bestilling. Innkjøp, prosjektleder og økonomiansvarlig kan ellers fortsette med ulike beløp. En kjent referanse og status gjør overføringen lettere å kontrollere når fakturaen senere kommer.