På denne siden
Siste faktura er sendt, og prosjektet markeres avsluttet. Senere kommer en leverandørfaktura og en retur som ingen har fulgt. Økonomisk lukking trenger flere spor enn kundens siste dokument. Driften og økonomiansvarlig må sammen finne hva som fortsatt kan påvirke grunnlaget og hvem som følger det videre.
Gå gjennom prosjektets åpne forhold
Kontroller relevante timer, kjøp, bestillinger, retur, endringer og fakturagrunnlag. Skill usikre poster fra ferdig vurderte hendelser. Riktig periodisering, behandling av åpne forhold og øvrige regnskapsspørsmål må avklares med relevant kompetanse; intern lukking er ikke et alternativ til korrekt regnskap.
| Kontrollspor | Spørsmål ved avslutning |
|---|---|
| Timer | Er nødvendig grunnlag levert og avklart? |
| Kjøp | Finnes åpne bestillinger eller leveranser? |
| Retur | Er eventuell korrigering faktisk mottatt og vurdert? |
| Endringer | Hva er bekreftet, avvist eller fortsatt uavklart? |
| Kundeoppgjør | Hvilket grunnlag og hvilke åpne spørsmål gjenstår? |
Skill lukking fra oppfølging som fortsetter
En post kan trenge videre behandling selv om arbeidslaget er ferdig. Gi den en kjent ansvarlig og henvisning til grunnlaget. Spørsmål om uenighet, ansvar eller avtalevirkning må behandles i riktig spor med relevant juridisk kompetanse ved behov; de skal ikke fjernes for å få en ren rapport.
I et konstruert prosjekt venter bedriften på kreditnota etter retur. Det forventede beløpet er ikke et sikkert oppgjør før saken er avklart. Forpliktede kjøp og ufakturert arbeid gir to viktige kontroller.
Behold fasit med forklaring
Etterkalkylen bør bruke et kjent, tilstrekkelig kontrollert grunnlag. Hvis vesentlige poster fortsatt er åpne, må vurderingen merkes og oppdateres når de er avklart.
Aiak kan være relevant for økonomidelen. Avtal hvem som bekrefter intern lukking og hvem som eier eventuelle videre saker. Da kan prosjektet arkiveres med forståelig status, framfor at senere dokumenter blir liggende uten mottaker fordi alle trodde at siste faktura også var slutten på alle økonomiske oppgaver.
Kontroller også hvem som mottar dokumenter som kommer etter intern lukking. En kjent prosjektreferanse og ansvarlig gjør det mulig å vurdere dem riktig, framfor å føre alt som sen ankomst uten å undersøke hva leveransen faktisk gjaldt.
Når grunnlaget er kontrollert, kan prosjektgjennomgangen føre erfaringene til neste oppstart.