På denne siden
Prosjektleder justerer budsjettet hver gang nye kostnader kommer inn. Ved avslutning passer budsjettet fasiten, men ingen vet hvorfor prosjektet avvek fra tilbudet. Et nyttig prosjektbudsjett beholder startpunktet, samtidig som en separat oppdatert vurdering viser hva bedriften nå forventer. De to tallene har ulike oppgaver.
Gi tallene en kjent status
Startbudsjettet bygger på valgt leveranse og kalkyle. Dokumenterte endringer forklarer nytt avtalt omfang. Faktiske kostnader viser registrerte hendelser, mens prognosen trenger en vurdering av det som gjenstår og relevante forpliktelser. Riktig regnskapsmessig behandling må avklares med relevant kompetanse.
| Spor | Hva det skal forklare |
|---|---|
| Startgrunnlag | Hva bedriften visste ved bestilling |
| Endring | Hvilket nytt eller endret omfang som er avklart |
| Faktisk | Hvilke kostnader og hendelser som er registrert |
| Forpliktet | Hvilke kjøp eller leveranser som er bundet |
| Prognose | Hva samlet relevant kostnad nå forventes å bli |
Knytt økonomien til arbeidet
Arbeidspakker gjør det lettere å se hva som er ferdig og hva som fortsatt krever ressurser. Ikke anta at halvparten av kostnadene brukt betyr halvparten av arbeidet levert. Kostnader og fysisk fremdrift kan komme i forskjellig rekkefølge.
I et konstruert prosjekt er en stor varebestilling gjort tidlig, mens mye arbeid gjenstår. En oversikt over bokførte kostnader alene kan derfor verken forklare ferdiggrad eller siste kostnadsprognose. Forpliktede kjøp trenger et eget spor.
Oppdater med årsak og handling
Kostnadsprognose bør vise hvilke forutsetninger som er endret. Et avvik kan kreve avklaring av omfang, bedre innkjøpskontroll eller en annen ressursplan; en ny totalsum uten forklaring hjelper lite.
Aiaks prosjektregnskap for bygg kan være aktuelt for økonomidelen. Avtal hvem som oppdaterer driftsvurderingen og hvem som kontrollerer regnskapstallene. Da kan leder bruke rapporten til neste beslutning uten å tro at regnskapsføreren automatisk kjenner alt arbeidet som fortsatt står igjen ute på prosjektet.
Gi hver vesentlig budsjettpost en kjent forbindelse til arbeidsdel eller leveranse. Da blir det mulig å undersøke et avvik der det faktisk oppsto, framfor bare å se at totalen har økt og be alle bruke mindre ressurser.