På denne siden
Dokumentene kommer via e-post, mobilbilder og leverandørportal. Noen er fakturaer, andre er bekreftelser eller betalingskvitteringer. Hvis alt behandles som samme type bilag, blir senere kontroll vanskelig. Bilagsflyten skal bevare forbindelsen mellom dokument og faktisk hendelse, med riktig vurdering av hva som er tilstrekkelig grunnlag.
Skill dokumenttype før videre behandling
Finn hva dokumentet faktisk beskriver, hvilken virksomhet og hvilken hendelse det gjelder. Riktige dokumentasjons-, bokførings- og avgiftskrav må vurderes med relevant regnskapskompetanse. Et kontoutdrag eller en ordrebekreftelse er ikke automatisk en full erstatning for nødvendig kjøps- eller salgsdokumentasjon.
| Trinn | Relevant kontroll |
|---|---|
| Mottak | Dokumentet får kjent sted og ansvarlig |
| Identitet | Riktig virksomhet, part og hendelse er forståelig |
| Formål | Driften leverer nødvendig forklaring og referanse |
| Vurdering | Riktig kompetanse undersøker behandling og mangler |
| Videre spor | Rettelse eller avklaring følger kjent prosess |
Unngå å registrere samme hendelse flere ganger
I et konstruert scenario sender en medarbeider bilde av en kvittering, mens en kopi kommer senere på e-post. Kjent referanse og kontroll av faktisk hendelse skal hindre at dokumentmottaket blir to kjøp. Det motsatte problemet oppstår når noen sletter en kopi uten å undersøke om den faktisk gjelder en annen leveranse.
Kvittering og formål og leverandørreskontro utdyper kontrollen. Regnskapsfeil trenger egen vurdering.
Gi manglende opplysning et konkret spørsmål
Aiak kan bidra til økonomidelen. Avtal hvem som finner dokumenter hos leverandør og hvem som forklarer oppdragstilknytning fra driften.
Se gjennom noen faktiske mangler etter en periode. Hvis samme formål eller referanse stadig mangler, forbedres akkurat den overføringen. Flere opplastingsmuligheter hjelper lite dersom ingen vet hvilket dokument som trengs eller hvorfor. Målet er at økonomiansvarlig kan følge et forståelig spor fra hendelsen til riktig vurdering, uten at virksomheten må gjenfortelle hele oppdraget for hvert innkomne dokument.
Kontroller hvem som følger dokumenter som kommer direkte til en medarbeider. En leverandørportal eller privat mottatt kopi kan kreve en annen praktisk innsamlingsvei, men bør fortsatt gi samme kjente minimum av referanse og formål.