Oppbevaring av regnskapsdokumentasjon: planlegg gjenfinning og ansvar

Alle dokumentene ligger i et system, så bedriften antar at oppbevaringen er løst. Men ved et leverandørbytte er det uklart hvilke data som følger med, og gamle avtaler mangler forbindelse til fakturaene. Oppbevaring må gjøre nødvendig dokumentasjon tilgjengelig og kontrollerbar gjennom riktig periode, ikke bare i dagens pålogging.

Avklar materialtypen før en frist velges

Altinn om oppbevaring av regnskapsmateriale beskriver hovedregelen om fem år for primærdokumentasjon og tre og et halvt år for sekundærdokumentasjon. Det finnes lengre særkrav, blant annet ti år for prosjektregnskap i bygge- og anleggsbransjen. Dokumenter kan også få annen betydning når de er nødvendige for å forklare bilag. Konkret omfang og frist må vurderes med relevant regnskaps- og juridisk kompetanse.

Test en faktisk gjenfinning

I et konstruert scenario viser fakturaen til en avtale for leveransebeskrivelse. Da må relevant dokumentkobling undersøkes som del av grunnlaget, framfor at avtalen automatisk regnes som en valgfri gammel fil. Bruk korrekt vurdering av hva som må beholdes, og ikke slett materiale bare fordi én generell aldersgrense er nådd.

Bilagsflyt og regnskapssystembytte trenger samme plan. Personvern, sikkerhet og eventuell oppbevaring utenfor Norge må vurderes konkret med riktig kompetanse.

Gi ansvar selv om andre drifter systemet

Aiak kan bidra i økonomidelen. Et eksternt system eller tjenesteoppdrag fjerner ikke automatisk virksomhetens relevante ansvar.

Gi gjenfinningsprøven en kjent eier og gjennomfør den før et viktig system avsluttes. En oversikt over filer er ikke nok dersom de ikke kan forstås eller kobles til riktige hendelser. Målet er et faktisk brukbart grunnlag for senere kontroll, med korrekt tilgang og oppbevaring gjennom hele perioden som gjelder materialet.

Ved senere korreksjon gir regnskapsfeil og retting et videre kontrollspor for dokumentasjonen som fortsatt skal kunne forklares.