På denne siden
Virksomheten lager stadig nye regnskapskonti for å se forskjellige oppdrag. Samtidig brukes prosjektkodene ulikt i timer og materialkjøp. Kontoplan og prosjektdimensjon har forskjellige oppgaver, og trenger en kjent struktur før flere koder innføres. Ellers blir rapporten mer detaljert uten at tallene blir lettere å forstå.
Begynn med beslutningen og korrekte krav
Regnskapsmessig klassifisering, bokføringskrav og eventuelle bransjesærkrav må vurderes med relevant kompetanse. Deretter undersøkes intern oppfølging: trenger eieren prosjekt, arbeidsdel eller annen avgrensning for å forstå leveransen? Denne guiden fastsetter ingen bestemt konto eller universell kodestruktur.
| Dimensjon | Spørsmål strukturen skal støtte |
|---|---|
| Økonomisk kategori | Hva gjelder korrekt regnskapsmessig behandling? |
| Prosjekt eller ordre | Hvilken avklart leveranse tilhører hendelsen? |
| Arbeidsdel | Hvilken relevant del trenger operativ oppfølging? |
| Status | Hva er faktisk, planlagt eller fortsatt uavklart? |
| Historikk | Hvordan forklares en retting eller endret struktur? |
Unngå å gi samme felt flere betydninger
I et konstruert opplegg brukes én prosjektkode til kundens navn, mens en annen beskriver oppdragstype og en tredje en bestemt leveranse. Da er sammenligningen uklar før beløpene i det hele tatt vurderes. Prosjektregnskap og prosjektreferanse på kjøp gir en mer presis arbeidsmodell.
Test registreringen med dem som leverer grunnlaget
Medarbeidere trenger forståelig valg og kjent vei for tvil, ikke ansvar for å gjette regnskapsregler. Timekoder viser tilsvarende utfordring i tidsgrunnlaget.
Aiak kan bidra i økonomidelen. Bekreft faktisk systemstøtte og nødvendige overføringer, uten å anta at like feltnavn gir samme betydning i forskjellige verktøy.
Prøv et vanlig kjøp, et delt kjøp og en senere rettelse gjennom strukturen. Hvis en annen ansvarlig kan forklare hva kategoriene og referansene betyr, har bedriften et brukbart grunnlag. Hvis ikke, må definisjon eller arbeidsflyt forbedres før flere koder legges til og gjør neste månedsrapport enda mer krevende å tolke.
Gi også koder som ikke lenger skal brukes en tydelig status for nye hendelser. Historikken kan fortsatt være relevant, men medarbeideren trenger et forståelig gjeldende valg framfor flere nesten like kategorier med ukjent forskjell.