På denne siden
En kunde står som ubetalt selv om penger har kommet inn. En annen post gjelder en korreksjon som ikke er fulgt helt gjennom. Kundereskontroen skal vise forståelig status på dokumenter og oppgjør, slik at virksomheten følger riktig sak i stedet for bare å sende flere generelle meldinger om et samlet beløp.
Finn den faktiske forbindelsen
Kontroller riktig juridisk kunde, faktura, relevant bestilling og betalinger eller korrigeringer. Dokumentasjons-, regnskaps- og avgiftsbehandling må vurderes med riktig kompetanse. Kontrakts- eller innfordringsspørsmål trenger konkret juridisk vurdering ved behov; en intern kode avgjør ikke alene hva kravet innebærer.
| Åpen post | Praktisk undersøkelse |
|---|---|
| Ingen kjent betaling | Hvilket grunnlag og hvilken oppfølgingsprosess gjelder? |
| Mottatt beløp | Er betalingen koblet til riktig dokument eller flere poster? |
| Delbetaling | Hvilken rest og hvilken forklaring er kjent? |
| Korrigering | Hva er faktisk rettet og hvilke dokumenter hører sammen? |
| Uenighet | Hvem undersøker den konkrete saken videre? |
Ikke la en feil kobling bli et nytt kundekrav
I et konstruert scenario betaler kunden flere fakturaer samlet med én referanse. Riktig avklaring må finne hva oppgjøret gjelder. Bankavstemming og regnskapsfeil gir kontrollspor.
ReAIs kreditnotaveiledning kan være nyttig når riktig korreksjon er vurdert. En kreditnota skal ikke brukes som generell sletting av en uavklart uenighet uten korrekt grunnlag.
Bruk oversikten i kontantplanen med riktig status
Et åpent dokument er ikke det samme som sikker innbetaling på ønsket dato. Resultat og likviditet trenger realistiske forutsetninger og synlig usikkerhet.
Aiak kan bidra i regnskapsdelen. Avtal hvem som skaffer forklaring fra driften og hvem som følger kundedialogen. Da kan økonomiansvarlig forklare hva som faktisk gjenstår og hvilket neste steg saken trenger, uten at en gammel restpost automatisk blir behandlet som enten verdiløs eller sikker betaling bare fordi beløpet fortsatt står i rapporten.
Avklar også hvordan en kjent kundebeskjed kommer til økonomiansvarlig. Hvis driften har fått relevant informasjon om et oppgjør eller en uenighet, trenger reskontrooppfølgingen korrekt status før en generell neste handling vurderes.