På denne siden
Systemet har et felt for prosjektnummer, men timer, materialer og kundeoppgjør bruker forskjellige referanser. Rapporten blir vanskelig å forklare selv om alle postene har en kode. Prosjektregnskap trenger en sammenhengende struktur, slik at tallene faktisk kan knyttes til leveransen og relevant styring.
Avklar krav og formål først
Hvilke bokførings- eller bransjekrav som gjelder, må vurderes konkret med regnskapskompetanse for virksomheten og oppdragene. Intern oppfølging kan ha andre detaljeringsbehov i tillegg. Et prosjektfelt eller denne guiden er ikke alene dokumentasjon på at alle særkrav er oppfylt.
| Struktur | Hva den skal gjøre mulig |
|---|---|
| Prosjektidentitet | Samme leveranse finnes i relevante grunnlag |
| Arbeidsdel | Viktige ressursbehov kan undersøkes |
| Kjøpskobling | Faktisk material- og leverandørgrunnlag kan følges |
| Salg | Avklart kundeoppgjør hører til riktig arbeid |
| Prognose | Gjenstående drift vurderes separat fra registrerte hendelser |
Skill bokført fra siste operative forventning
I et konstruert prosjekt er bare noen kostnader registrert, mens flere kjøp allerede er bundet. En rapport over faktiske regnskapsposter forteller da ikke alene hva samlet videre ressursbehov blir. Kostnadsprognose og prosjektbudsjett viser arbeidsdelingen.
Prosjektreferanse på kjøp må følge samme identitet. Hvis en vare brukes annerledes enn først bestilt, trenger korrekt videre behandling et faktisk grunnlag fra driften.
Velg detaljer som noen kan bruke
Mange underkoder hjelper lite dersom medarbeiderne ikke kjenner forskjellen eller leder aldri følger den. Prøv strukturen på et konkret prosjekt og undersøk om en annen ansvarlig kan forklare hvilke deler som gjenstår og hva som avviker.
Aiaks prosjektregnskap for bygg kan være aktuelt for økonomidelen. Avtal hvem som leverer forklaring og hvem som gjør korrekt behandling. Da kan prosjektlederen bruke rapporten til neste beslutning uten å forvente at økonomisystemet automatisk kjenner fysisk fremdrift, alle åpne kundevalg eller kostnader som ennå ikke har blitt til mottatte dokumenter.
Behold endringer i referansestrukturen med en kjent forklaring. En ny prosjektinndeling kan påvirke sammenligningen med tidligere rapporter selv om leveransene ikke har endret seg. Det bør være synlig før eieren tolker forskjellen som bedre eller svakere drift.