På denne siden
Et rørleggeroppdrag kan begynne hos en leietaker, mens eier, sameie, forvalter eller virksomhet er involvert senere. Alle kan gi relevant informasjon, men rollene må avklares. Et korrekt telefonnummer og en fysisk adresse gir ikke alene et sikkert avtale- og fakturagrunnlag.
Registrer rollene som forskjellige opplysninger
Avklar hvilken part som er kunde, hvem som bestiller og hvilket mandat en kontaktperson har. Hold nødvendig informasjon knyttet til den aktuelle jobben. En person kan ha hatt myndighet til en tidligere bestilling uten at det automatisk gjelder alle nye oppdrag.
| Rolle | Det bedriften må forstå |
|---|---|
| Kontakt på stedet | Hvem kan gi praktisk tilgang og informasjon? |
| Bestiller | Hvem ber om den konkrete leveransen? |
| Avtalepart | Hvem inngås avtalen med? |
| Godkjenner | Hvem kan avklare endringer? |
| Fakturamottaker | Hvilke opplysninger kreves for riktig dokument? |
Service i sameier har et annet rollebilde enn en ordinær enkeltbestilling. Forsikringsoppdrag kan legge til flere kontaktpunkter uten å gjøre avtaleparten mer tydelig av seg selv.
Konstruert eksempel: forvalteren formidler en beskjed
En forvalter sender et behov fra et bygg, mens den konkrete bestillings- og betalingsrollen ikke er oppgitt. Hvis rørleggerbedriften automatisk bruker forvalterens selskap som kunde, kan fakturaen bli avvist selv om arbeidet er levert. En kort avklaring før bekreftelse gir et bedre grunnlag enn å forsøke å bytte mottaker etter at saken er omstridt.
Be også om nødvendige referanser tidlig. Et bedriftsmottak kan kreve en prosjekt- eller bestillerreferanse for å behandle dokumentet. Det tekniske fakturaformatet erstatter ikke en avklart avtalepart.
Nye ønsker trenger samme kontroll
Hvis en bruker på stedet ønsker mer arbeid, bør bedriften undersøke om ønsket kan godkjennes etter gjeldende avtale. Tillegg underveis gir et eget spor. En hyggelig og praktisk samtale kan være nyttig uten å avklare alle kontraktsforhold.
Unngå nye krav når problemet er feil grunnlag
Når faktura skal ut, kan ReAIs fakturaveiledning være relevant. Hvis et dokument allerede er feil, må korrigeringen håndteres på riktig måte; ikke opprett parallelle fakturaer til flere mulige betalere bare for å se hvem som betaler.
En ryddig rollekontroll reduserer også unødvendig spredning av kontakt- og kundeopplysninger. Samle det som trengs til leveransen og oppgjøret, og gjør det forståelig for den som skal følge opp jobben etter at den første kontakten er avsluttet.