På denne siden
En kunde kan ringe med et symptom og forvente at ett besøk løser alt. Rørleggerbedriften kan på sin side trenge et faglig undersøkelsesgrunnlag før den kan beskrive videre leveranse. Hvis disse forventningene ikke avklares, blir betalingen for besøket lett en diskusjon om et resultat ingen faktisk hadde grunnlag for å love.
Beskriv formålet med besøket
Avklar hva som skal undersøkes og hvordan prisen beregnes på det aktuelle avtalegrunnlaget. Skill dette fra en garanti om å finne én bestemt årsak eller levere en ferdig reparasjon. Nødvendig teknisk vurdering og gjennomføring skal ligge hos kompetente personer.
Befaring og tilbud kan være et nærliggende, men forskjellig forløp. Det bør være forståelig for kunden om besøket er en innledende tilbudsavklaring eller en bestilt undersøkelsestjeneste.
| Del av leveransen | Det kunden og bedriften bør forstå |
|---|---|
| Formål | Hvilket spørsmål besøket skal undersøke |
| Omfang | Hva som faktisk inngår i bestillingen |
| Prisgrunnlag | Hvordan den avklarte tjenesten beregnes |
| Begrensning | Hva som ennå ikke kan konkluderes |
| Videre steg | Hvordan nye forslag og bestillinger håndteres |
Konstruert eksempel: funnet krever ny avklaring
En undersøkelse gir informasjon som viser at en mer omfattende vurdering eller leveranse er nødvendig. Det betyr ikke automatisk at første besøk var uten verdi, men heller ikke at kunden allerede har bestilt alt videre arbeid. Oppsummer hva som faktisk er undersøkt og hvilke avklaringer som gjenstår.
Tillegg underveis trenger eget grunnlag. Ved en hastesak er den korte oppdragsavklaringen spesielt viktig.
Gi en nyttig oppsummering
Dokumenter relevante funn på en måte kunden og neste fagperson kan forstå. Hold observasjon, faglig vurdering og mulig neste arbeid fra hverandre. Ikke skriv en sikker årsakskonklusjon hvis det faglige grunnlaget fortsatt er uavklart, og ikke samle flere kunde- eller personopplysninger enn formålet trenger.
Knytt fakturaen til den leverte tjenesten
ReAIs fakturaveiledning er relevant når faktura er avtalt oppgjørsform. Kundedokumentet bør forklare undersøkelsen, perioden og eventuelle avklarte kostnader, fremfor å beskrive en utbedring som ikke er utført.
Registrer også intern tid og annet relevant ressursgrunnlag til etterkalkylen. Da kan virksomheten forbedre neste bestilling og prisgrunnlag uten å bruke kundens opprinnelige forventning som forklaring på alle senere avvik.