På denne siden
En grossistfaktura kan være korrekt mot bedriftens kundenummer og samtidig gi svakt prosjektgrunnlag. Montøren husker bestillingen, men økonomi vet ikke om varene gikk til en servicejobb, et prosjekt eller påfyll av bilen. Gjør derfor oppdragskoblingen før kjøpet blir en etterlysning ved månedsskiftet.
Skill bestillingsformene
Planlagt prosjektkjøp, henting underveis og påfyll av eget materiell har forskjellige formål. En bestilling kan inneholde flere av dem, men må da kunne deles på et forståelig grunnlag. Servicebilens materiell er et eget lager- og forbruksspor.
| Hendelse | Nødvendig sammenheng |
|---|---|
| Bestilling | Varegrunnlag og riktig oppdrag eller lagerformål |
| Bekreftelse | Avvik i antall, pris eller levering |
| Mottak | Hva som faktisk er kommet |
| Forbruk | Hvilken jobb varen er brukt på |
| Faktura | Dokumentasjon som kan sammenholdes med bestillingen |
Ikke la et fritekstnavn som endres fra person til person være eneste referanse. En entydig ordreidentitet er mer nyttig når flere montører og grossister bidrar til samme prosjekt.
Konstruert eksempel: én henting, to formål
En montør henter varer til dagens kundejobb og samtidig standardmateriell til bilen. Hvis hele kjøpet legges på kunden, kan kundens kostnadsgrunnlag bli feil. Hvis alt føres som generelt bilpåfyll, mister jobben sine faktiske materialer. Bestillingen bør derfor vise fordelingen, og senere forbruk fra bilen må ha en egen rutine.
Materialpåslag avhenger også av at bedriften kjenner hvilke varer leveransen omfatter. En tilfeldig leverandørtekst gir ikke alene et godt kundedokument.
Behandle mangler ved mottak
Hvis en vare ikke kommer eller erstattes med et annet produkt, må ordren oppdateres. Faglig egnethet skal vurderes av riktig person. Administrativt må dere kunne forklare hva som er bestilt, mottatt og eventuelt avklart på nytt. Retur til grossist er et annet spor enn en ordinær levering.
Kontroller dokumentene før perioden lukkes
Aiak kan bidra til arbeidsdelingen. Gi den som følger økonomien nødvendig referanse og dokumentasjon, uten å gjøre vedkommende avhengig av at montøren husker hver henting flere uker senere.
Et bedre innkjøpsgrunnlag hjelper både fakturering og etterkalkyle. Målet er ikke å registrere samme vare flere ganger, men å gjøre én korrekt kobling synlig gjennom hele arbeidsflyten slik at feil oppdages før kunden eller regnskapsføreren må etterspørre forklaringen.