På denne siden
Når en kunde oppgir et skadenummer, kan det føles som om oppdraget allerede har et komplett administrativt grunnlag. Men skadenummeret sier ikke alene hva rørleggerbedriften har fått bestilt, hvilken dokumentasjon som trengs eller hvem som skal motta fakturaen. Gi derfor forsikringsrelaterte jobber både et skade- og et ordrespor.
Avklar egen leveranse i saken
Registrer bestiller, avtalepart og hvilket arbeid som er avtalt. Skill en undersøkelse fra videre utførelse, og hold nødvendige faglige vurderinger hos riktig kompetanse. Forsikringsdekning og eventuelle godkjenninger må avklares med rette parter; bedriften bør ikke love et bestemt oppgjør på vegne av et forsikringsselskap.
Bestiller og betaler og utrykningsavtalen er gode startpunkter. Et raskt besøk kan bli etterfulgt av en ny og større leveranse som trenger et eget grunnlag.
Knytt dokumenter til riktig formål
| Dokument eller referanse | Hva den skal forklare |
|---|---|
| Skadereferanse | Hvilken hendelse eller sak materialet gjelder |
| Arbeidsordre | Hva virksomheten har fått bestilt |
| Faglig dokumentasjon | Observerte forhold og relevant vurdering |
| Godkjenning | Hvem som har avklart videre leveranse |
| Fakturagrunnlag | Avtalt oppgjør for utført arbeid |
Unngå å sende hele kundehistorikken til alle involverte. Avklar hvilke opplysninger mottakeren trenger og egnet kanal for materialet. Bilder kan også inneholde andre personer eller opplysninger som ikke er relevante for saken.
Konstruert eksempel: to forskjellige beslutninger
En kunde bestiller en undersøkelse og oppgir en pågående forsikringssak. Etter besøket ønsker kunden samtidig en oppgradering som går utover den opprinnelige undersøkelsen. Disse leveransene bør ha hvert sitt avklarte grunnlag. Ellers kan fakturaen blande skadeoppfølging og nytt kundearbeid på en måte som ingen av mottakerne forstår.
Tillegg underveis må vise hva som faktisk er bestilt. Skadesaken skal ikke brukes som en samlebetegnelse for alle senere oppgaver hos samme kunde.
Følg åpne beløp uten å miste driften
Aiak kan bidra til regnskapsgrunnlaget. En uavklart utbetaling eller innsigelse trenger en ansvarlig og neste oppfølgingsdato. Etterkalkylen bør forklare hva som er avklart og hva som fortsatt bygger på forventninger. Betaling fra én part dokumenterer ikke alene at hele leveransen eller alle spørsmål i skadesaken er avsluttet.