På denne siden
En montør kan oppdage et nytt behov eller få et ønske fra kunden mens arbeidet pågår. For virksomheten er det avgjørende å se hva som er en faglig observasjon, hva som foreslås og hva som faktisk blir avtalt. Hvis alt havner i samme fritekstfelt som «tillegg», blir både kundedialog og fakturering vanskeligere.
Sammenlign med opprinnelig bestilling
Finn hvilken del av omfanget som allerede er avklart. Befaring og tilbud er grunnlaget for sammenligningen. Et nytt funn kan kreve en ny vurdering uten at det automatisk gir én bestemt avtale- eller betalingskonsekvens.
Gi saken et tydelig spor. Beskriv det konkrete nye forholdet, hvilken leveranse som foreslås og hvem som må avklare videre arbeid. Tekniske og kontraktsmessige spørsmål må vurderes av personer med riktig grunnlag.
| Trinn | Hva registreringen skal vise |
|---|---|
| Funn eller ønske | Hva har endret seg? |
| Forslag | Hva mener bedriften bør utføres? |
| Beslutning | Hvem har avklart hvilket omfang? |
| Gjennomføring | Hva er faktisk utført og brukt? |
| Oppgjør | Hvilket grunnlag forklarer beløpet? |
Konstruert eksempel: kunden velger et annet produkt
Et prosjekt er avtalt med et bestemt leveransegrunnlag. Kunden ønsker underveis en annen løsning. Vurderingen må vise både hva som endres og konsekvensen for bestilling, levering og eventuell pris. Hvis montøren bare skriver flere timer, mangler økonomien forklaringen på hvorfor ressursbruken avviker fra det opprinnelige tilbudet.
Bestiller og betaler er særlig viktig når ønsket kommer fra en bruker av lokalet og avtalekunden er en annen. Underentreprenøroppdrag kan også ha egne avklaringsprosedyrer.
Oppdater prognosen samtidig
En godkjent endring bør ikke bare legges i fakturagrunnlaget. Vurder også tid, materialer og andre avhengigheter. Hvis et nytt produkt forsinker en fase, trenger fremdriftsplanen samme forklaring som økonomien. Eventuelle varer som ikke skal brukes må følges i grossistreturen.
Gi fakturaen en forståelig sammenheng
ReAIs fakturaveiledning er relevant når oppgjøret skal dokumenteres. Bevar referanse til bestilling og avklarte endringer, men unngå å fylle kundedokumentet med intern informasjon som ikke forklarer kravet. Målet er at kunden og bedriften kan følge samme historie fra opprinnelig leveranse til endelig oppgjør, uten å gjette hva et gammelt notat egentlig betydde.