På denne siden
Kunden ønsker «alt i en portal», og bedriften begynner å sammenligne produkter. Men ingen har avklart hvilke dokumenter som skal vises, hvem som holder dem oppdatert eller hva som skjer ved endret kundekontakt. Dokumentflyt og tilgangsmodell må komme før funksjonslisten. En portal gjør ikke feil eller utdatert informasjon mer pålitelig.
Definer kundens faktiske oppgave
Skal mottakeren finne siste rapport på en bestemt enhet, se åpne avklaringer eller få relevant dokumentasjon ved endret drift? Beskriv noen konkrete oppgaver og hvilke data de trenger. Påkrevde faglige dokumenter og riktig lagring må vurderes med relevant kompetanse for den faktiske tjenesten.
| Oppgave | Kontroll i mulig løsning |
|---|---|
| Finne en enhet | Tydelig kunde-, sted- og enhetsstruktur |
| Se rapport | Kjent versjon, dato og relevant status |
| Følge et punkt | Forståelig ansvar og neste handling |
| Endre kontakt | Avklart prosess for riktig tilgang |
| Avslutte relasjon | Kjent håndtering av dokumenter og tilganger |
Ikke kopier hele interne arkivet
I et konstruert eksempel trenger kunden den ferdige rapporten, mens interne utkast og personopplysninger har et annet formål. En bred deling av hele prosjektmappen er derfor et svakt utgangspunkt. Virksomheten må avklare nødvendig innsyn, personvern, sikkerhet og lagring før opplysningene gjøres tilgjengelige.
Kunde, eier og driftsansvarlig og servicerapport gir strukturen. Anleggsregisteret må passe samme modell.
Test arbeidsflyt uten å love integrasjoner
Velg et lite sett relevante prøvedokumenter uten sensitive opplysninger og undersøk de konkrete oppgavene. Produktets reelle funksjoner og eventuell overføring fra andre systemer må bekreftes, ikke antas fra en generell salgsbeskrivelse.
ReAI kan være relevant for økonomiarbeidet. Det er ikke i seg selv et løfte om serviceportal eller en bestemt integrasjon. Avklar hvor hvert dokument skal ha sin gjeldende status, slik at portal, serviceverktøy og økonomigrunnlag kan brukes sammen uten at flere kopier konkurrerer om å være riktig versjon for kunden.
Gi også feil deling og utdatert dokument en kjent håndteringsprosess. Det må være tydelig hvem som undersøker hendelsen og oppdaterer riktig grunnlag, framfor at en ny fil bare lastes opp ved siden av den gamle.