På denne siden
Serviceavtalen nærmer seg en ny periode, og bedriften vil sende samme beløp videre. Men kunden har endret drift, enhetslisten er utdatert og oppfølgingen har blitt mer omfattende. Fornyelse er et godt tidspunkt for å kontrollere hele leveransen, ikke bare datoen på en fakturarad.
Start med det gjeldende grunnlaget
Finn riktig avtaleversjon og hvilke regler eller vilkår som gjelder for videreføring, endring eller avslutning. Dette må vurderes konkret med relevant juridisk kompetanse ved behov. Ikke anta at en intern fornyelsesdato automatisk gir adgang til endret pris eller nytt omfang.
| Gjennomgang | Hva som bør undersøkes |
|---|---|
| Kunde og roller | Gjelder samme avtalepart og kontaktvei? |
| Enheter og steder | Stemmer grunnlaget med den faktiske tjenesten? |
| Innhold | Hvilke aktiviteter og hvilken oppfølging er avtalt? |
| Erfaring | Hva ble levert, og hva står fortsatt åpent? |
| Økonomi | Passer ressurs- og kostnadsmodellen det faktiske arbeidet? |
Se på endring, ikke bare forbruk
I et konstruert scenario er antall planlagte besøk uendret, mens kunden har fått flere relevante enheter. Det kan påvirke arbeid og dokumentasjon uten at kalenderen viser flere møter. Faglig nødvendig oppfølging må vurderes av riktig kompetanse, og kommersielt omfang må avklares separat.
Serviceavtalens omfang og kundens kontaktroller gir viktige innganger. Åpne rapportpunkter trenger fortsatt ansvar selv om en avtaleperiode skifter.
Avklar økonomi og beslutning sammen
Prisgjennomgang av løpende avtaler og avtalens økonomi viser forskjellige deler av vurderingen. Presentér et forståelig samlet grunnlag til riktige kundekontakter.
Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Når det relevante nye grunnlaget er avklart, oppdater register, plan og oppgjørsrutine med samme versjon og tidspunkt. Da kan neste periode starte med en tjeneste som både kunden, laget og økonomiansvarlig faktisk kjenner innholdet i.
Behold også hvilket nytt grunnlag som er bekreftet og fra hvilket tidspunkt det gjelder. En samlet referanse gjør at innkjøp, planlegging og økonomi kan følge samme endring, uten at hver rolle må tolke hele fornyelsesdialogen på nytt.