På denne siden
Alle feltene er fylt ut, men kunden er feil, produktvalget gammelt og ordren mangler relevant referanse. Datakvalitet må vurderes mot faktisk bruk, slik at et komplett skjema ikke blir forvekslet med et korrekt grunnlag for neste arbeidsledd.
Velg opplysninger som endrer beslutninger
Begynn med kundeidentitet, gjeldende leveranse, relevante referanser og de enhetene som styrer material- eller tidsgrunnlaget. Avklar formål, ansvar og relevante personvern-, sikkerhets- og regnskapskrav med riktig kompetanse. Mer innsamlet informasjon er ikke automatisk bedre kvalitet.
| Kvalitetsspørsmål | Praktisk kontroll |
|---|---|
| Riktighet | Gjelder verdien faktisk denne kunden eller hendelsen? |
| Aktualitet | Hvilket grunnlag viser hva som gjelder nå? |
| Fullstendighet | Finnes det som neste oppgave faktisk trenger? |
| Betydning | Har enhet og status samme forståelse hos mottakeren? |
| Kilde | Hvem kan bekrefte eller rette opplysningen? |
Finn hvor feilen oppstår
I et konstruert scenario mangler kundereferanse på mange ferdige oppdrag. Det er mer presist å forbedre mottaket av bestillingen enn å la økonomiansvarlig lete etter nummeret ved hver fakturering. Gjeldende kundedata og ordrereferanse gir kontrollpunktene.
Produktregister er et annet område der én feil kan bli gjenbrukt i mange dokumenter. Korrekt økonomisk eller faglig behandling må vurderes separat av relevant kompetanse når faktum krever det.
Gi retting og videre kontroll kjent ansvar
Den som finner feilen, trenger en mottaker og et konkret spørsmål. Ikke la samme rettelse bli gjort uavhengig i flere verktøy uten kjent kilde. Endringslogg for systemgrunnlag kan støtte sporbarheten.
Aiak kan bidra med regnskapsdelen. Velg et lite forbedringsforsøk og undersøk om færre saker stopper i den aktuelle overgangen. Målet er brukbart grunnlag ved riktig tidspunkt, framfor en generell opprydding som fyller alle felt med standardverdier og dermed gjør ukjent informasjon vanskeligere å oppdage.
Gi nødvendig ukjent informasjon en tydelig status. Et tomt felt kan kreve oppfølging, men en tilfeldig standardverdi kan være vanskeligere å oppdage. Kilden må kunne forklare hva som faktisk er bekreftet og hva som fortsatt venter.