Duplikater i kunde og ordre: undersøk identitet før opprydding

Samme kundenavn finnes to ganger, og bedriften vil rydde registeret. Men postene kan gjelde forskjellige juridiske parter eller ulike historiske opplysninger. Duplikatkontroll må undersøke faktisk identitet og hendelse, slik at oppryddingen ikke gjør dokumentgrunnlaget mindre forståelig enn det var før.

Skill likhet fra samme grunnlag

Kontroller relevante identifikatorer, juridisk kunde, ordre, dokumenter og tidligere hendelser. Personvern, oppbevaring, regnskapsmessig retting og eventuell kontraktsvirkning må vurderes med relevant kompetanse. En lik tekst eller samme beløp er ikke alene bevis for at én post kan fjernes.

Bruk en importfeil som prøve

I et konstruert scenario blir en ordre overført to ganger etter en usikker sendestatus. Ansvarlig må finne hva som faktisk er opprettet og brukt videre før en rettingsmåte velges. Importkontroll og statusmodeller gir den konkrete undersøkelsen.

Behold gjeldende kilde og korrekt dokumenthistorikk

Gjeldende kundedata må passe relevant identitet. Dersom et økonomisk dokument er brukt, trenger korrigering riktig kompetanse og prosess, framfor en generell sletting av en post som ser overflødig ut.

ReAI kan være relevant for programdelen. Aiak kan bidra med regnskapsdelen.

Behold hva som ble undersøkt og hvorfor en post eventuelt fikk ny status. Etterpå forbedres overgangen som skapte gjentakelsen, for eksempel en uklar import eller manglende ordreidentitet. Målet er færre reelle dobbeltregistreringer med kontrollert historikk, uten at virksomheten mister forskjellen mellom to legitime oppdrag bare fordi navnet, datoen eller beløpet en gang var likt.

Kontroller også om senere dokumenter peker til den posten som vurderes endret. En lokal opprydding bør ikke bryte relevant historikk eller gjøre økonomioppfølgingen uforståelig. Behold korrekt vurdering av hele den faktiske forbindelsen før statusen endres.