Produktregister: gi vare, tjeneste og pris riktig betydning

Samme produkt finnes med flere navn i tilbud, innkjøp og fakturaprogram. En lagret pris er gammel, mens noen bruker varekoden som et generelt navn på hele leveransen. Produktregisteret trenger tydelig innhold per opplysning, slik at gjenbruk faktisk sparer avklaring framfor å videreføre feil i mange dokumenter samtidig.

Definer registerets formål først

Skal opplysningen hjelpe valg av vare, intern kostnadsberegning eller kundens fakturabeskrivelse? Disse formålene kan kreve ulike felter og ansvar. Faglig egnethet, spesifikasjon og korrekt økonomi- eller avgiftsbehandling må vurderes av relevant kompetanse. Et registervalg erstatter ikke den konkrete vurderingen.

Test et bytte i leverandørgrunnlaget

I et konstruert scenario endres pakningsenheten mens varekoden beholdes. Hvis bare prisen oppdateres, kan mengdeberegning og fakturagrunnlag bli feil. Bestillingsgrunnlag og materialer på faktura gir to kontrollspor.

Gi standarder kjent oppdateringsansvar

Et oppdatert produktregister trenger en navngitt rolle og relevant kilde til endring. Kontroller hva som faktisk går videre til andre verktøy, og om gamle ordre beholder nødvendig historikk. En oppdatering av dagens pris bør ikke ukritisk skrive om tidligere avklart dokumentgrunnlag.

Datakvalitet gir en videre modell. ReAIs fakturaveiledning kan være relevant for økonomidelen.

Prøv noen ofte brukte varer og én reell tjeneste. Kan medarbeideren forklare enhet og hva beskrivelsen omfatter, og finner økonomiansvarlig riktig grunnlag? Hvis ikke, forbedres definisjonen før flere produkter importeres. Målet er nyttig gjenbruk av avklart informasjon, med en kjent vei til konkret vurdering når kunden eller leveransen krever noe annet enn registerets standard.

Kontroller hvem som mottar beskjed når en viktig standard endres. En oppdatert verdi er bare nyttig dersom relevante brukere og overføringer faktisk bruker den riktig. Behold kjent status for det som fortsatt trenger kontroll i andre verktøy.