På denne siden
Bedriften har en rammeavtale med en kunde, men hver lokasjon bestiller på sin egen måte. Noen sender en kort melding, andre en ordre med lokale vilkår og ukjente referanser. Den overordnede avtalen og den konkrete bestillingen må kunne leses sammen. Ellers kan en kjent kunde gi mange forskjellige og uklare leveranser.
Finn hva som er felles og hva som må bestilles
Avklar hvilke tjenester, prisgrunnlag og roller den overordnede avtalen faktisk beskriver. Registrer så det enkelte oppdragets sted, omfang, ønsket tidspunkt og nødvendige referanser. Riktig tolkning av avtalen og eventuelle motstridende vilkår må vurderes konkret med relevant juridisk kompetanse.
| Nivå | Praktisk grunnlag |
|---|---|
| Overordnet avtale | Gjeldende versjon, omfang og avklarte roller |
| Enkeltbestilling | Kunde, sted, oppgave og bestiller |
| Plan | Tilgang, kapasitet og oppdragets avhengigheter |
| Endring | Nytt ønske og hvem som kan bekrefte det |
| Oppgjør | Referanse og dokumentert levert arbeid |
Ikke la lokalkunnskap bli ubegrenset bestillingsrett
I et konstruert eksempel ber en lokal kontakt om et tillegg som ligger utenfor den vanlige bestillingen. Behovet registreres, og riktig kontakt får konsekvensen til avklaring. Den som ordner adgang, kan ha en annen rolle enn den som godkjenner kostnaden.
Bestillingsmyndighet og kjente kunders nye oppdrag er nyttige kontrollpunkter. Ikke anta at en generell avtale gjør alle senere ønsker identiske.
Behold sporbarhet på tvers av steder
Bruk en kjent referanse per oppdrag og et avklart sted for gjeldende avtalegrunnlag. Ved overlevering til drift trenger utførende relevante rammer, ikke bare beskjed om at kunden har en avtale.
ReAIs veiledning om samlefakturering kan være relevant dersom oppgjørsflyten passer funksjonen. Undersøk faktisk arbeidsmåte før noe loves kunden. Selv et samlet dokument trenger forståelig grunnlag fra hvert oppdrag. Evaluer jevnlig om avtalen og bestillingsrutinen fortsatt passer den faktiske driften, særlig når flere lokasjoner eller nye kontaktroller kommer til.
Avklar også hvem som oppdaterer avtalegrunnlaget internt. Ellers kan ulike lokasjoner få forskjellige forklaringer fra bedriften selv om de bestiller under samme overordnede relasjon.