På denne siden
Prosjektplanen sier at en faktura skal sendes fredag. Men hva skulle være levert før det tidspunktet, og hvem har bekreftet status? Tømrerbedriften trenger å skille planlagt dato, faktisk leveranse og faktureringsrett etter avtalen. De tre kan falle på forskjellige dager.
Beskriv milepælen slik den kan kontrolleres
Knytt den til avklart del av leveransen, nødvendig dokumentasjon og hvem som vurderer grunnlaget. Ikke bruk et udefinert prosenttall som eneste beskrivelse hvis partene mener forskjellige ting med «halvferdig». Avtalevilkår og regler for fakturering må vurderes for den konkrete kunde- og kontraktstypen.
I et konstruert prosjekt har bedriften planlagt delbetaling etter en bestemt leveransedel. Et godkjent tilvalg endrer både omfang og fremdrift. Da må det avklares hvordan endringen påvirker grunnlaget; man kan ikke bare flytte datoen på en gammel fakturalinje og anta at alt annet er likt.
Gi fakturakøen konkrete statusvalg
| Status | Neste oppgave |
|---|---|
| Leveransen avventer | Oppdater plan og ansvarlig |
| Levert, dokumentasjon mangler | Hent relevant underlag |
| Endring uavklart | Avklar bestilling og beløp |
| Grunnlag godkjent | Lag korrekt salgsdokument etter avtalen |
Les tilvalg og endringsordre og overtakelse og restpunkter. Ikke anta at et restpunkt alltid stanser alt oppgjør eller at et signert dokument alltid avklarer enhver økonomisk uenighet.
Hold fakturering og inntekt fra hverandre
Tidspunkt for salgsdokumentasjon, regnskapsmessig inntekt og kundens betaling kan kreve forskjellige vurderinger. Prosjektregnskap gjennom faser gir en operativ inngang. Regnskapsføreren må avklare riktig behandling, ikke overta en intern produksjonsprosent ukritisk.
ReAIs fakturaveiledning viser programdelen. Programmet bekrefter ikke at milepælen faktisk er nådd eller at alle avtaleforutsetninger er oppfylt.
Følg tiden fra leveranse til klart grunnlag
Hvis ferdig arbeid stadig venter på avklaring, finn årsaken: manglende bilder, uklar godkjenning, feil bestiller eller en reell tvist. Tiltakene er forskjellige. Gi hvert ventende grunnlag en ansvarlig og en neste handling, slik at fakturakøen ikke blir et usynlig lager av utført arbeid som ingen følger til betaling.
Eierens behov for penger må følges i en egen plan for delbetaling og likviditet. Den viser hvorfor betalingsdato og lønnsomhet må vurderes separat, også når milepælen er avklart.