På denne siden
En rapport blir sendt etter service, men kunden vet ikke om alle punktene er utført, om noe er et anbefalt tiltak eller om neste besøk allerede er bestilt. Rapporten bør skille status og beslutning, slik at både kundens kontakt og bedriftens kontor forstår hva som faktisk gjenstår.
Knytt rapporten til riktig enhet
Bruk stabil anleggs- og oppdragsreferanse. Beskriv faktisk utført oppgave innen avklart faglig ramme. Tekniske vurderinger må gjøres av riktig kompetanse og bygge på relevant dokumentasjon. Denne guiden gir ingen kontrollmetode eller standard for hva et bestemt anlegg skal godkjennes etter.
| Rapportdel | Det mottakeren bør forstå |
|---|---|
| Utført | Hva besøket faktisk omfattet |
| Observasjon | Hva som er sett eller registrert |
| Vurdering | Hvilket faglig grunnlag som er avklart |
| Neste steg | Hvem som skal vurdere eller bestille videre arbeid |
| Avventer | Hvilken dokumentasjon eller beslutning som mangler |
I et konstruert eksempel beskriver rapporten et videre behov uten at kunden har bestilt tiltak. Kontoret skal da ikke automatisk planlegge eller fakturere ny leveranse som om den allerede var godkjent. Samtidig bør saken ikke forsvinne som en ubehandlet setning nederst i dokumentet.
Gi kontoret et anvendelig grunnlag
Anleggsregister og tillegg utenfor serviceavtalen beskriver overgangene. Hvis rapporten bare finnes hos den utførende, kan neste medarbeider måtte begynne avklaringen på nytt.
La økonomien følge det avklarte arbeidet
Fakturagrunnlag for næringskunde trenger en tydelig leveransestatus. Rapporten avgjør ikke alene hva som er inkludert i fastprisen eller hvilket beløp kunden skylder.
ReAI kan vurderes for fakturering og regnskap. Ingen bestemt rapport- eller serviceintegrasjon er forutsatt.
Kontroller at neste handling faktisk finnes
Velg noen rapporter og undersøk hva som skjedde med punktene som krevde oppfølging. Ble kunden kontaktet, var tiltaket avklart eller ventet saken uten eier? En penere rapportmal er mindre nyttig enn en tydelig forbindelse mellom rapportert funn og neste beslutning. Behold nødvendig historikk og riktig tilgang, slik at rapporten kan brukes også når den opprinnelige medarbeideren er borte.